PDF를 정리하는 방식도 사람마다 다르다는 걸 최근에 느꼈다.
같은 문서를 다루는데도 정리하는 습관이 이렇게 다를 수 있구나 싶었다.
업무 강도가 높은 환경에서 효율이 최우선이기 때문에, 문서를 ‘보관’하기보다는 ‘빠르게 열람하고 필요하면 삭제하거나 공유’하는 방식이 많다. 나는 어떤 도구를 쓰느냐보다, 문서를 어떻게 다시 찾을 수 있게 정리하느냐에 더 신경 쓰게 됐다.
단순히 저장만 하는 것이 아니라 ‘어떻게 분류하고, 어떻게 다시 찾아볼 수 있을 것인가’를 먼저 고민한다. 일본 사용자들은 문서를 정리할 때 일관된 파일명 규칙을 적용하는 경우가 많고, 메타데이터나 태그 입력도 습관처럼 한다. "정리가 잘 된다", "검색이 편하다", "나중에 다시 찾기 쉽다" 같은 리뷰가 많은 이유다.
내가 일본에서 대학원 프로젝트를 함께했던 동료 중 한 명은 매주 수십 개의 PDF를 다뤘는데, 모든 문서를 굿노트에 불러와 정리하고, 별도로 노션에 등록한 뒤 키워드와 태그를 기반으로 링크를 걸어두는 방식으로 관리하고 있었다. 각 문서가 단절되지 않고 서로 연결되어 있어서, 어느 한 문서를 보다가 관련 주제로 바로 이동할 수 있는 구조였다. 이건 단순한 정리를 넘어 디지털 지식 네트워크에 가까웠다.
결국 중요한 건 어떤 앱을 쓰느냐보다, 나에게 맞는 정리 습관을 만드는 것이라는 걸 느꼈다.
한국에서는 한컴뷰어, 네이버 오피스, 삼성 노트 같은 앱이 자주 쓰이는 반면, 일본에서는 PDF Expert, 노타빌리티, 노션처럼 다기능 앱이 중심이 된다. 문서 하나를 보고 끝내는 것인지, 보면서 분석하고 분류할 것인지를 앱 선택 기준으로 삼는 모습이다. 이런 차이는 결국 문서에 대한 태도의 차이로 이어진다.
내가 개인적으로 느낀 건 두 방식 모두 나름의 장점이 있다는 점이다. 한국식 PDF 정리는 빠르고 실용적이다. 시간 낭비 없이 바로 보고, 바로 처리하는 데에 강하다. 반면 일본식 정리는 정보가 축적될수록 그 진가를 발휘한다. 예전 문서를 다시 꺼낼 때, 그 문서가 언제, 왜 작성됐는지, 어떤 주제와 관련 있는지를 정확히 알 수 있다. 결국 가장 좋은 건 이 둘을 적절히 섞는 것이다. 나 역시 한국에서는 빠른 문서 열람과 공유 위주로 관리하고, 일본식 아카이빙 방식은 개인 학습이나 연구 정리에 적용하고 있다.
PDF 문서는 시간이 지나면서 방대한 양으로 쌓이게 된다. 그렇기 때문에 초반부터 정리 방식을 명확히 설정해 두는 것이 중요하다. 한국과 일본의 방식은 각각 장단점이 뚜렷하지만, 그 차이를 이해하고 유연하게 혼합한다면 누구든지 더 효율적인 PDF 정리 루틴을 만들 수 있을 것이다.