예전에는 PDF 파일을 그냥 저장만 해두고 거의 보지 않았다. 필요한 자료는 인쇄해서 들고 다녔고, 컴퓨터에 쌓여가는 PDF들은 일종의 디지털 서랍처럼 버려지거나 잊히는 경우가 많았다. 그런데 요즘은 그런 방식으로는 도저히 감당이 안 된다. 일단 자료가 너무 많고, 여기저기 흩어져 있으면 찾는 데만 시간이 한참 걸리니까. 나도 몇 년 전부터는 조금씩 정리 방식을 바꾸기 시작했고, 지금은 나름의 루틴이 생겼다.
가장 먼저 달라진 건 저장 장소였다. 예전엔 무조건 내 컴퓨터, 외장하드, USB 같은 물리적 저장소에만 의존했지만, 지금은 거의 전부 클라우드에 저장한다. 구글 드라이브를 메인으로 쓰고 있고, 서브로는 원드라이브도 연동해두고 있다. 특히 구글 드라이브는 스마트폰과 태블릿에서도 접근이 편하고, 공유도 쉬워서 만족도가 높다. PDF 파일을 수시로 열어보거나 편집해야 할 일이 많다면 클라우드 저장은 거의 필수라고 생각한다. 게다가 디바이스를 바꿔도 자료가 남아 있으니 백업 측면에서도 안심이 된다.
클라우드 기반 정리에 익숙해진 뒤로는 노션이나 에버노트 같은 협업 중심 도구도 쓰게 됐다. 노션은 단순 저장이 아니라 링크, 태그, 주제별 분류를 한눈에 볼 수 있어서 특히 공부나 프로젝트용 PDF를 정리할 때 좋다. 나는 강의 자료나 참고 리포트를 PDF로 받아서 구글 드라이브에 저장하고, 노션에는 해당 파일 링크와 요약을 기록해 둔다. 나중에 어떤 내용이 어디 있었는지 헷갈릴 일이 없고, 공유도 간편하다. PDF가 단순히 ‘파일’이 아니라 하나의 ‘정보 단위’처럼 느껴지는 순간이다.
사실 처음에는 그런 기능이 있는지도 몰랐는데, 최근 들어 OCR 기능이 많이 보편화되면서 나도 적극 활용하게 됐다. 스캔한 이미지 형태의 PDF는 예전엔 텍스트 검색이 안 됐지만, 지금은 구글 드라이브에 업로드만 해도 자동으로 글자를 인식해서 검색이 가능하다. PDF를 그대로 열고 내용을 찾아야 하는 수고를 덜 수 있어서 아주 유용하다. 특히 오래된 문서나 손글씨가 포함된 파일도 일정 수준까지는 텍스트화가 되니까 깜짝 놀랄 때가 많다. 이 기능 덕분에 예전보다 훨씬 빠르게 필요한 내용을 찾고, 재활용할 수 있게 되었다.
또 한 가지는 태블릿 활용이다. 나는 아이패드를 메인으로 쓰고 있는데, 굿노트, 노타빌리티, PDF Expert를 번갈아 가며 사용 중이다. PDF 파일을 단순히 읽는 것이 아니라 직접 필기하고 밑줄 긋고 정리하는 데 최적화된 앱들이다. 예전 같았으면 프린트해서 형광펜으로 표시했을 부분들을, 이제는 태블릿에서 손가락이나 펜슬 하나로 처리할 수 있으니 훨씬 효율적이다. 특히 외부 미팅이나 도서관 같은 공간에서도 별다른 준비 없이 바로 정리할 수 있다는 게 장점이다. 나 같은 경우는 강의나 세미나에 참석할 때 받은 PDF를 바로 태블릿에 불러와서 정리하고, 끝나면 클라우드에 저장한 뒤 노션에도 기록을 남긴다. 일관된 흐름이 생긴 셈이다.
요즘은 PDF 정리라는 게 단순히 ‘깔끔하게 모아두는 일’이 아니라 ‘정보를 얼마나 쉽게 꺼내 쓸 수 있느냐’가 핵심이라는 생각이 든다. 그래서 나는 폴더보다 태그 정리를 더 중요하게 생각하고, 파일명도 아주 구체적으로 짓는다. 예를 들면, ‘2026-01-회의록-마케팅전략. pdf’ 식으로 날짜와 주제, 유형을 포함시킨다. 이러면 검색이 훨씬 쉽고, 연도별로 자료를 정리할 때도 유리하다. 시간이 지나면 파일 수가 수백 개씩 쌓이는데, 이럴 때 처음부터 체계 있게 정리해 두는 게 얼마나 중요한지 절감하게 된다.
정리를 잘하면 활용도도 높아진다. 예전에는 PDF를 모아놓기만 했지 거의 다시 열어보지 않았는데, 지금은 자주 열어보고, 필요한 부분을 바로 복사하거나 공유할 수 있어서 업무 속도도 빨라졌다. 한 번은 예전 회의 자료가 필요해서 노션에 기록해 둔 태그로 검색했는데, 몇 초 만에 찾았던 기억이 난다. 예전 방식이었다면 그 파일이 어디 있었는지조차 기억 못 했을 거다.
결국, PDF 정리도 습관이고 루틴인 것 같다. 나처럼 디지털 자료가 많아지는 사람에게는 이게 단순한 정리가 아니라 일의 효율을 바꾸는 방법이 된다. 기술이 계속 발전하고 있는 만큼, 나도 앞으로는 AI 요약 기능이나 자동 태깅 기능 등도 더 활용해 볼 생각이다. 중요한 건, 내게 맞는 도구를 선택하고, 꾸준히 정리하는 습관을 만드는 거다. 그렇게 하나씩 만들어 가는 게 요즘 시대의 PDF 정리법이라고 생각한다.